Innovatief multi-channel platform ‘VitaConnect’ wordt gebruikt door 1.200 werknemers en verwerkt meer dan 800.000 tickets per jaar

VitaTech, onderdeel van toonaangevende technische dienstverlener Van Dorp, heeft met onder andere het low-code platform van Mendix het innovatieve multidimensionale platform VitaConnect ontwikkeld. VitaConnect wordt gebruikt door 1.200 werknemers en verwerkt 800.000 tickets per jaar. VitaConnect combineert realtime monitoring, proactief onderhoud en beheer, dit resulteert in 45 procent tijdsbesparing voor het onderhoudspersoneel, een transparant proces voor gebouwbeheerders en (onder)aannemers en verbeterde klanttevredenheid voor huurders. 

“We geloven in digitaal zijn en niet alleen digitaal doen”, zegt Jacques van der Krogt, oprichter van VitaTech en Dapple. “We waren niet op zoek naar een manier om onze processen te digitaliseren of een specifieke set software, maar we wilden het hele bedrijfsmodel van de technische installatiebranche veranderen en toekomstbestendig maken. Het low-code platform van Mendix stelde ons in staat om een platform te ontwikkelen waarmee we de prestaties van ons onroerend goed in real-time kunnen monitoren, de administratieve lasten voor onze technische medewerkers verminderen en een echt transparant proces leveren om de klanttevredenheid te verhogen.” 

VitaConnect

VitaConnect is het belangrijkste platform van VitaTech. VitaConnect definieert 17 verschillende gebruikersrollen in drie verschillende categorieën, van opdrachtgever en contractmanager tot gebouwbeheerder en huurder. Iedereen maakt gebruikt van hetzelfde platform. Met een slim algoritme bepaalt VitaConnect de aard en het prioriteitsniveau van een inkomend ticket en de behoefte van de klant. Door de integratie van GPS-systemen wordt de dichtstbijzijnde beschikbare monteur naar de storing gestuurd. De monteur ontvangt een ticket met real-time informatie via de applicatie. Nadat hij de opdracht heeft bevestigd, krijgt de gebouwbeheerder, huurder of eigenaar een melding dat de monteur onderweg is. Als de storing is verholpen wordt de factuur automatisch naar de juiste persoon gestuurd.

Minder papierwerk 

Het ticketingsysteem is aanzienlijk effectiever en transparanter dan voorheen. Storingen werden voornamelijk telefonisch doorgegeven en er werd veel met papieren werkbonnen gewerkt. De monteur verspilt nu geen tijd meer aan allerlei administratieve taken, omdat al het papierwerk geautomatiseerd is. Bovendien is de verwerking van de informatie door de backoffice veel minder foutgevoelig.  Ook de klanttevredenheid is enorm verbeterd, omdat de huurder of gebouwbeheerder gemakkelijk en op elk moment een reparatieverzoek kan indienen en het duidelijk is wanneer de storing wordt verholpen. 

“Ons doel was om een ​​eenvoudig te gebruiken applicatie te ontwikkelen, die enerzijds zorgt voor een zeer open proces voor de klant en anderzijds tijd bespaart voor onze medewerkers,” zegt Van der Krogt. “In onze branche is het nog steeds erg gangbaar om veel te regelen met pen en papier, telefoon of een gezamenlijke inbox. Terwijl een klant gewend is om met drie klikken een paar schoenen online te bestellen en precies te weten wanneer het pakket wordt bezorgd. Met VitaConnect wilden we dezelfde klantervaring creëren en het vastgoedonderhoud toekomstbestendig maken.”

Ontwikkeld in zes maanden

VitaConnect vervangt een gecompliceerd app- en tooling-landschap door één enkel platform met extra functionaliteit voor efficiëntere processen en eenduidige rapportages. Daarnaast draagt VitaConnect bij aan de duurzaamheidsdoelen van Van Dorp door onder andere proactief onderhoud van panden en brandstofbesparing van monteurs. VitaTech ontwikkelde het platform in slechts zes maanden met een team van 22 leden. “Het voordeel van werken met Mendix is ​​dat ze een uitdaging niet uit de weg gaan. Wat wij wilden bereiken, raakte aan de grenzen van de mogelijkheden van Mendix, maar ze waren in staat om ons op een positieve manier te blijven ondersteunen tot het beste eindresultaat. En we zijn nog niet klaar, want we verbeteren het platform continu en hebben nog verschillende projecten op de roadmap staan”, stelt Van der Krogt.

Partnerschap met Dapple

Onlangs is VitaTech een strategisch partnerschap gestart met Dapple, een proptech-bedrijf dat zich richt op vastgoedbeheer. Van der Krogt: “Met deze samenwerking kunnen we niet alleen de bestaande processen van het vastgoedonderhoud digitaliseren en verbeteren, maar ook de processen van het vastgoedbeheer. De activiteiten van Dapple liggen in het verlengde van wat VitaTech doet, en hoe mooi is dat om de krachten te bundelen en samen die klant volledig futureproof te maken?” 

Deze samenwerking zal opnieuw de grenzen verleggen van wat mogelijk is met het low-code platform van Mendix, maar volgens Bram Voogel, customer succes manager bij Mendix, levert dat ook dit keer geen problemen op. “Het is een mooie gelegenheid om te laten zien dat Mendix de benodigde bouwstenen kan leveren, en dus van toegevoegde waarde kan zijn, voor een nieuwe digitale standaard voor toekomstbestendig gebouwbeheer.”