Wanneer de kantoormedewerkers van ProRail noodgedwongen thuis moeten gaan werken, valt de verbinding met collega’s en met de vertrouwde werkomgeving weg. ProRail wilde weer verbondenheid creëren en kwam bij Rapid Circle met de vraag om in zeer beperkte tijd en met een beperkt budget een visueel digitaal model van ‘De Inktpot’, het hoofdkantoor van ProRail, te maken. Een plek waar collega’s elkaar kunnen blijven ontmoeten. 

Het antwoord op deze vraag is De Digitale Inktpot, een digitale plattegrond van het gebouw waarin collega’s elkaar makkelijk kunnen ontmoeten. Het moest echt iets unieks worden, maar tegelijkertijd wilde ProRail het snel en tegen lage kosten in de lucht hebben. Het was tenslotte een oplossing voor een zeer actueel probleem, dus er was geen tijd voor een lang ontwikkeltraject. Daarom werd de app binnen Teams gebouwd, om aan te sluiten bij de bestaande werkomgeving. Hierdoor waren gebruikersbeheer, beveiliging, hosting en deployment allemaal al geregeld. 

Wel bracht dit wat uitdagingen met zich mee. Het maken van de plattegrond was nog nooit eerder gedaan in Teams. Ook Microsoft zelf, gaf aan zoiets nog nooit gezien te hebben. Ondanks de uitdagingen die kwamen kijken bij het ontwikkelen van zo een uniek concept, is De Digitale Inktpot een succes. Inmiddels heeft de app al 6000 actieve gebruikers die elkaar ontmoeten op de digitale werkvloer.

De techniek achter De Digitale Inktpot
Twee Rapid Circle-developers waren uiteindelijk verantwoordelijk voor de technische realisatie van De Digitale Inktpot. Omdat het om een app binnen Teams gaat, is De Digitale Inktpot snel via een icoontje bereikbaar. Via de ‘receptie’ komen medewerkers binnen en kunnen ze kiezen om naar de ‘Wandelgang’ te gaan, waar ze contact kunt leggen met de collega’s die daar op dat moment ook zijn. Vervolgens kan men het gebouw verder inlopen, bijvoorbeeld naar een gang met verschillende kamers.Iedere kamer heeft een eigen thema. Zo zijn er kamers waar men over de nieuwste gadgets kan praten, recepten kan uitwisselen of met elkaar kan gamen. 

De kamers zijn een weergave van Teams-kanalen. Ieder gesprek binnen een kamer is een topic. Dat betekent dat de functionaliteit voor kamers, gesprekken en notificaties al aanwezig was. Dat scheelde het  ontwikkelteam veel programmeerwerk. Voor de grafische weergave van De Digitale Inktpot gebruikten ze een frame binnen Teams. Zo kregen ze uiteindelijk voor elkaar dat de app weliswaar volledig binnen Teams draaide, met alle voordelen die daarbij horen, maar een totaal eigen uiterlijk en uitstraling kreeg. En dat was precies in lijn met de originele opdracht.

Eerste stap naar snellere innovatie
De Digitale Inktpot is uitgegroeid tot veel meer dan alleen de online ontmoetingsplaats waar collega’s elkaar kunnen vinden. Binnen ProRail is dit project een voorbeeld van hoe innovatie ook kan. ProRail denkt nu na over de wereld na corona en hoe de hybride werkplek er dan uit moet gaan zien. De ‘fysieke’ Inktpot, het kantoorgebouw dus, wordt op het moment verbouwd naar de nieuwste inzichten op het gebied van samenwerken en er komt voor de medewerkers meer vrijheid om thuis te werken. Teams zal dus een rol blijven spelen in het digitaal samenwerken en De Digitale Inktpot zal blijven helpen om te ontmoeten.