Oplossingen op basis van Mendix low-code en Robotic Process Automation (RPA) verkorten wachttijd, verlagen administratieve druk en verbeteren communicatie met cliënten.

Bizzomate, specialist in software-oplossingen voor het digitaliseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen gaat de zorglogistieke processen rond de instroom, planning, doorstroom en uitstroom van cliënten digitaliseren bij GGZ InGeest, een instelling voor geestelijke gezondheidszorg. De nieuwe applicaties worden gebouwd op het Mendix low-code platform en bieden procesondersteuning gedurende het complete traject van cliënten binnen de instelling. RPA-specialist Tacstone Technology verlaagt de administratieve last door een deel van de handmatige, repetitieve taken van medewerkers van de instelling te automatiseren.

In de komende jaren zal het aantal cliënten dat geestelijke gezondheidszorg nodig heeft via GGZ InGeest naar verwachting verder toenemen. Daarom is het cruciaal dat cliënten met een zorgvraag zo snel en efficiënt mogelijk terecht komen bij de juiste behandelaar. Daar is centraal inzicht voor nodig in welke behandelaar in de verschillende vestigingen ruimte heeft voor een cliënt. Ook moet duidelijk zijn of de cliënt zich in de instroom-, doorstroom- of uitstroom fase van het zorglogistieke proces bevindt. 

Omvangrijk digitaliseringstraject
Om dit te realiseren, gaan Bizzomate en Tacstone Technology in het komende jaar het gehele zorglogistieke proces van GGZ InGeest digitaliseren. Bizzomate is inmiddels gestart met de bouw van een applicatie om de intake van nieuwe cliënten te digitaliseren. Deze applicatie biedt workflow-ondersteuning en taakgericht werken voor behandelaars en de zorgadministratie, in totaal zo’n 1000 medewerkers. Hiermee wordt een betere en efficiëntere planning van de geestelijke gezondheidszorg mogelijk en worden de wachttijden voor cliënten verkort. 

De RPA-oplossing van Tacstone Technology richt zich in de eerste fase van het traject op het automatiseren van het inschrijvingsproces van cliënten zodat deze repetitieve, foutgevoelige taken niet meer handmatig hoeven te worden uitgevoerd en tijd wordt bespaard.

Klaas Nieuwhof, ICT directeur van GGZ InGeest: “Digitalisering speelt een belangrijke rol in het omvangrijke verbetertraject dat we binnen onze instelling in de komende twee jaar gaan uitrollen. Door te investeren in back-office applicaties, scheppen we de ideale randvoorwaarden om de doorlooptijd van cliënten te verlagen en de efficiency van onze organisatie in de komende jaren aanzienlijk te verbeteren. We hebben gekozen voor de combinatie van Bizzomate en Tacstone Technology omdat zij de technologie, expertise en ervaring in huis hebben om het volledige digitaliseringstraject rond het zorglogistieke proces van onze cliënten van het begin tot het eind te ondersteunen.” 

Joppe van Gisbergen, partner bij Bizzomate: “Het vergt daadkracht en visie om in een traditionele omgeving als de zorg niet te kiezen voor een kant en klaar product maar voor flexibele maatwerkoplossingen op basis van Mendix low-code en RPA. Wij hebben er erg veel zin in om dit uitdagende traject samen met het team van GGZ InGeest op te pakken. We zijn ervan overtuigd dat we met onze kennis van het digitaliseren en optimaliseren van bedrijfsprocessen in het komende jaar een grote impact zullen hebben op het verbeteren van het instroom, doorstroom en uitstroomproces van cliënten van GGZ inGeest zodat ze beter en sneller geholpen worden.”

Mark de Poorter, partner bij Tacstone: “Door te kiezen voor de digitalisering van de zorglogistieke processen speelt GGZ InGeest uitstekend in op de toenemende behoefte aan minder administratieve druk in de zorg. Onze RPA-oplossingen gaan de komende twee jaar veel handmatige taken automatiseren. Medewerkers in de back-office, maar ook behandelaars zijn daardoor straks minder tijd kwijt aan saaie repetitieve en tijdrovende  taken en kunnen zich concentreren op de kerntaak van inGeest: het leveren van de beste geestelijke gezondheidszorg!”