PLE1N, het samenwerkingsverband tussen Sint-Michielsgestel, Haaren en Sint-Oedenrode, heeft de implementatie van een centrale ICT-omgeving afgerond. Door de krachten te bundelen kunnen de gemeenten meer kwaliteit leveren aan inwoners, bedrijfsleven en maatschappelijke partners, en gelijktijdig kosten besparen en kwetsbaarheid verminderen. De Ictivity Groep was verantwoordelijk voor de bouw van de ICT-infrastructuur.

Als kleine gemeente ben je kwetsbaar om taakvelden als ICT, belastingen en P&O zelf in te richten. Daarom gingen de drie gemeenten samenwerken op die gebieden. Informatievoorziening en automatisering (I&A) wordt nu centraal, vanuit Sint-Michielsgestel, aangestuurd, met een uitwijkmogelijkheid in Sint-Oedenrode. Hiertoe moest een nieuwe infrastructuur worden ontwikkeld, waarop de drie gemeenten stap voor stap werden overgezet. Naast het migreren van servers, opslag en back-up werden vaste werkplekken flexibel gemaakt, de hele Microsoft-suite geïnstalleerd en de mail gestandaardiseerd via Exchange. Daarnaast behoorden een Oracle-upgrade, de invoering van een BI-tool (Cognos) en het overzetten van zo’n 150 applicaties tot het project. PLE1N heeft bovendien geprobeerd alle applicaties te virtualiseren of te implementeren in de VDI-desktop, met als gevolg dat er nu nog maar een handjevol computers onder de bureaus staat.

Melvin Laheij, Hoofd afdeling I&A PLE1N: “We hebben een wereldprestatie geleverd: een nieuwe flexibele en schaalbare omgeving gebouwd, drie complete gemeentelijke organisaties gemigreerd en zo voor een kleine 600 medewerkers de basis gelegd voor het nieuwe werken. Ondertussen bleven de drie ‘winkels’ open en gingen alle gemeentelijke processen gewoon door.”

Prijs, concept, plan van aanpak
PLE1N zette de opdracht uit via een Europese aanbesteding die door De Ictivity Groep werd gewonnen. Prijs, concept en plan van aanpak bleken hierbij doorslaggevend. Het project viel uiteen in drie fasen: eerst de medewerkers van I&A bij elkaar, dan naar één automatiseringsomgeving en vervolgens naar één uniforme informatievoorziening. De laatste fase is bij nader inzien niet uitgevoerd, omdat Sint-Oedenrode in 2017 gaat herindelen met Schijndel en Veghel. Sint-Michielsgestel heeft inmiddels plannen voor een ambtelijke fusie samen met Boxtel. “Vandaar de opdracht om vooral een flexibele en schaalbare omgeving neer te zetten”, verklaart Laheij.

Medio oktober 2014 was de klus geklaard. Iets later dan gepland, maar dat had te maken met de migratie per gemeente in plaats van in één keer alles. Juist omdat er stapsgewijs werd gemigreerd, hebben de gebruikers er nagenoeg geen last van ondervonden.

Flexibiliteit en leerpunten
“Het vraagt wel veel overleg, een duidelijke rolverdeling en strakke sturing. Omdat je met tientallen leveranciers van doen hebt, heeft PLE1N veel verantwoordelijkheid naar zich toe getrokken. Ictivity toonde zich hierin flexibel, dacht goed mee en stelde zich lerend op. Dan ben je een krachtige partner”, aldus Laheij. “Op enig moment liep de samenwerking over te veel schijven, waardoor projectbesprekingen verzandden in technische details. We hebben toen het aantal gesprekspartners gereduceerd en de technische uitwerking bij de techneuten neergelegd. De projectleiders spraken alleen nog over de overkoepelende aansturing. Vanaf dat moment ging het veel beter. De derde migratie verliep dan ook een stuk makkelijker dan de eerste.”

Vooral de vertaling van globale architectuur naar concrete invullingen op medewerkerniveau bleek lastig. Laheij: “Hier hadden we meer mensen op moeten zetten. Wij hadden vooraf gerekend op 1 FTE, maar dat moesten er drie zijn. Ook is het cruciaal zelf voldoende expertise in huis te hebben. In een complex landschap als het onze valt het niet mee te begrijpen hoe alles met elkaar verknoopt is.”

Kwaliteit, kwetsbaarheid, kosten
Sint-Michielsgestel, Haaren en Sint-Oedenrode beschikken nu over één uniforme ICT-omgeving, waarmee meer kwaliteit kan worden geleverd. Er is geen last meer van onverklaarbare storingen door de verouderde apparatuur en toepassingen en de medewerkers kunnen nu locatieonafhankelijk werken op flexibele werkplekken die per gebruikersgroep zijn afgestemd op hun behoefte. Daarnaast is de kwetsbaarheid veel lager. Geen drie losse omgevingen meer, maar een centrale locatie met een uitwijkmogelijkheid. Bovendien is het beheer eenvoudiger, zodat kosten voor externe beheerders bespaard blijven.

“Samen met het IT-team van PLE1N hebben we een robuuste en flexibele werkplekomgeving neergezet. Flexibel voor de gebruikers, maar zeker ook met betrekking tot het laten aansluiten van andere gemeenten. Er zijn gedurende het project veel overleggen geweest met de projectteams van De Ictivity Groep en PLE1N en met de stuurgroep. Hierdoor konden we scherpere afspraken maken en waar nodig bijsturen. We kijken samen terug op een geslaagd traject”, Robin Wijnen, Accountmanager De Ictivity Groep.